Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

Görev ve Sorumlulukları

1. Belediye Başkanının şahsını, Belediye Başkanlığını ve personelini ilgilendiren haberleri derleyip Başkanlık Makamına sunmak. Yazılı, görsel ve işitsel basında çıkan haberleri, ilgili birimlere tebliğ ederek sonuçlarını takip etmek. Yayınlanan haberlerle ilgili olarak gerekli hallerde Başkanın izni dâhilinde Belediye Başkanlığınca yapılacak açıklama ve tekziplerle ilgili çalışmaları Basın Kanununun ilgili maddesi hükümlerine göre hazırlamak ve sonucunu Başkanlık Makamına bildirmek. Belediye Başkanlığına, Basın ve Yayın Kuruluşları tarafından yöneltilen soruları cevaplamak.
2. Gazeteler, televizyonlar, dergiler, radyolar, haber ajansları, haber siteleri, ajanslar, internet ortamındaki sosyal paylaşım siteleri ve diğer bilgi kaynakları gibi; yazılı, görsel, işitsel, elektronik ve yazılı basın organları ve kitle iletişim araçlarında yayınlanan haberleri ve diğer yazı ve programları günlük düzenli olarak takip etmek. Bu yazı, haber ve programlardan; genel anlamda Belediyeleri, özelde ise Belediyemizi ve ilçemizi doğrudan yada dolaylı olarak ilgilendirenleri konularına göre tasnif etmek, incelemek ve değerlendirmek, ileriye yönelik kullanımını kolaylaştırmak amacıyla düzenli olarak arşivlemek. Basın kuruluşlarına ve mensuplarına ait isim, adres, telefon, e-mail bilgilerinin listesini oluşturmak.
3. Belediye Başkanı, Merkezefendi Belediyesi ve belediye personeli ile ilgili yazılı ve görsel basında çıkan haberlerin günlük takibi yapılarak sistemli bir şekilde arşivlenmesi. Çıkan haberlerin günlük raporlar halinde Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarına sunulması. Başkanının katıldığı tüm programlarda yapılan fotoğraf-kamera çekimlerini sistemli bir şekilde arşivlemek.
4. Fotoğraf ve video çekimi ile Belediye hizmetlerinin sesli ve görüntülü kayıtlarını yapmak ve arşivlemek. Yapılan hizmetlerle ilgili haber metinlerini hazırlamak. Belediye hizmetleri ve çalışmaları ile ilgili ses, görüntü ve yazılı bilgilerin basın ve yayın organlarına iletilmesini sağlamak. Merkezefendi Belediyesi’nin hizmetlerinin kamuoyuna etkin ve verimli şekilde anlatacak kamu spotu, tanıtım filmi, bülten, el ilanı, broşür ve video tasarlamak/tasarlatmak, baskısını ve çekimini yaptırmak ve toplumun tüm kesimlerine yayılmasını sağlamak. Belediye birimlerince yapılan ve yapılacak olan faaliyetleri, toplumun tüm kesimlerine ulaşılabilecek alternatif basın ve yayın materyallerini kullanarak kamuoyuna duyurmak. Belediye hizmetlerinin tanıtımının yapılması amacıyla Merkezefendi’de yapılacak; sportif, kültürel, sanatsal ve açıkoturum niteliğindeki programların Denizli’den canlı olarak yayınlanmasını sağlamak.
5. Bizzat Başkan tarafından verilecek emir doğrultusunda basın toplantıları düzenlemek. Basın toplantısının konuları ile ilçe halkın gündemini dikkate alarak, ilgili birimlerin temsilcilerinin basın toplantısında hazır bulunmalarını sağlamak için Özel Kalem Müdürlüğü başta olmak üzere diğer tüm birim müdürlükleri ile koordinasyon halinde olmak. Basın ve Yayın kuruluşlarıyla kurumsal ilişkilerimizi geliştirmek. Gerektiğinde basın kuruluşlarının, resmi kurum ve kuruluşlarının, sivil toplum kuruluşlarının temsilcileriyle yemekli toplantılar ve kokteyller düzenlemek.
6. Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak; Merkezefendi Belediyesi resmi web sitesinde (www.merkezefendi.bel.tr) yayınlanmak üzere Bilgi İşlem Şefliği ile koordineli olarak çalışmak ve fotoğraf, video ve yazılı olarak veri akışı sağlamak. Web sitesinde yayınlanan faaliyetlerin Belediyemizin vizyonuna, misyonuna ve stratejik hedeflerine uygun olarak yayınlanmasını takip ve kontrol etmek.
7. Belediyemizin Basın İlan Kurumu aracılığı ile yapılması gereken ilanlarına ilişkin ilan evraklarının takibini yapmak, ilanların zamanında yayınlanmasını sağlamak, Basın İlan Kurumu tarafından düzenlenen faturaları teslim almak, ödeme evraklarını hazırlamak, giderleri müdürlük bütçesinden karşılamak.
8. Resmi bayramlarda, dini bayramlarda, ulusal ve uluslararası platformlarda kutlanan ve toplum tarafından da kabul görmüş olan belirli gün ve haftalarda; Belediye Başkanı tarafından verilen yazılı ya da sözlü mesajların basın organları vasıtasıyla yayınlanmasını sağlamak. Gerekli durumlarda afiş ve branda hazırlatmak ve uygun görülen yerlere asılmasını sağlamak.
9. Belediyenin; temel atma, açılış, sosyal ve kültürel etkinlik, ramazan etkinlikleri, bayram kutlamaları, yarışmalar ve sergiler gibi faaliyetlerinin fotoğraf ve video çekimlerini yapmak/yaptırmak.

 

Halkla İlişkiler Şefliği ve İletişim Şefliği Görev, Yetki Ve Sorumlulukları;

Halkla İlişkiler Bürosu

• Evrak Kayıt

1. Belediyeye kişilerden gelen talep ve şikâyetleri bilgisayar ortamında Dilekçe Kayıt Girişine kaydetmek, ilgili müdürlüklere havalesini yapmak. Resmi evraklar dışındaki evrakların kaydı Halkla İlişkiler Birimine bağlı evrak kayıt bölümünde yapılmaktadır.
2. Müdürlüğümüze gelen ve giden evraklar, ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, kurum içi gelen - giden evrak ve dilekçelerin hem elektronik ortamda havalesini sağlamak,  hem de zimmet defteri ile konusuna göre ilgili birim müdürlüklerine teslim etmek. Dış müdürlük evrakları yine aynı şekilde zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir.
3. Evrak çıkışı ile dosyalanması gerekli olan evrakların arşivlenmesini sağlamak,
4. Kurum e-postasından mail olarak gelen istek ve şikayetler günlük olarak takip edilerek sistem üzerinden ilgili birime göndermek.
5. Web sitesine gelen istek, talep ve şikâyetler günlük olarak takip edilip konusuna göre ilgili müdürlüklere göndererek zamanında cevap verilip verilmediğini takip etmek.
6. Halkla İlişkiler mailine gelen istek ve şikayetleri ilgili müdürlüklere göndererek zamanında cevap verilip verilmediğini takip etmek.
7. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereği; vatandaşımızı yönlendirme, bilgilendirme ve çözüm üretme noktasında, kanun çerçevesinde 15 günlük süre içerisinde cevap dönmesi kaydıyla, tüm müdürlüklere koordineli çalışmaları yürütmek.
8. Başbakanlığın 20 Ocak 2006 tarih ve 2006/3 sayılı genelgesi doğrultusunda “Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) yolu ile Merkezefendi Belediyesi’ne eposta yolu ile gelen talep ve şikâyetleri kabul etmek ve ilgili birimlere havalesini yapmak, gerekli bilgi ve belgeleri toplayarak en geç on beş gün içerisinde sisteme ve şikâyet sahibine bilgi vermek. Başbakanlık, Denizli Valiliği Mahalli İdareler Müdürlüğü Büyükşehir Belediyesi ve Müdürlüğümüz bünyesindeki BİMER birimleri ile koordineli çalışmak.
9. Belediyemize, e-mail yoluyla veya bizzat gelerek iletilen talepleri alınarak, dilekçe formatında ilgili birimlere iletir. Diğer müdürlüklerle iletişim kurarak en kısa sürede sonuçlanmasını sağlar. Yapılan başvurular sonuçlandığında başvuru sahibine dönerek, müracaatın sonucu ile ilgili bilgi vermektedir. Yapılan Başvurularla ilgili şikâyet ve taleplerin dosyalama ve arşiv çalışmaları yapılmaktadır.

 

• Beyaz Masa;

1. Belediye ve halk arasında bir köprü vazifesi gören Beyaz Masa; Halkın sorunlarına kulak vermek ve gerekli olan tüm çalışmaları yapmayı amaçlayan Beyaz Masa, Merkezefendi Belediye binası içerisinde hizmet vermektedir. Belediye ve vatandaş arasında bir köprü vazifesi görür. Merkezefendi İlçesi sınırları içerisinde yaşayanların Belediye hizmetleri ile ilgili şikayet, talep ve beklentilerini alarak halkın daha hızlı ve daha verimli hizmet almasını sağlamak bunların işlem görmesi için ilgili birimlere ulaştırmak.  Belediyemize gelen vatandaşların yazması gereken her türlü dilekçe Beyaz Masa elemanları tarafından yazılmaktadır. (emlak bildirimi, Encümen kararı ve sureti dilekçeler ve belediyemizdeki birimlerin vatandaştan yazmasını istediği dilekçeler.)
2. Danışmanlık; Herhangi bir işi dolayısıyla Belediyemize gelmiş olup, gideceği yeri veya birimi bilmeyen vatandaşlarımızın gerek kurum içi, gerekse kurum dışı yönlendirmelerini yaparak danışmanlık hizmeti sunulmaktadır.

 

İdari İşler Şefliği;

1. Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
2. Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,
3. Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
4. Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
5. İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak,
6. Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,
7. Görev alanına giren ve Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.