Yazı İşleri Müdürlüğü

Görev ve Sorumlulukları

1. Mecliste görüşülmek üzere müdürlüklerce gönderilen dosyaları teslim almak.

2. 5393 Sayılı Belediye Kanununun 21. maddesi gereğince belediye başkanı tarafından belirlenen meclis gündemini oluşturmak. Oluşturulan meclis gündeminin en az üç gün önceden üyelere gönderilmesini sağlamak ve ilanını yapmak.

3. Meclis üyelerine ait yoklama cetvelini oturumdan önce meclis başkanına teslim edip, oturumdan sonra yoklama cetvelini teslim alarak saklamak.

4. Meclis görüşmelerini tutanağa geçirerek, başkan ve katip üyelere imzalatmak. Dosyalarına yerleştirerek saklanmasına ve kaybolmamasına özen göstermek.

5. Meclis toplantısında alınan kararları bilgisayar ortamında yazarak, başkan ve katiplere imzalatmak.

6. Meclis kararlarının ayrıştırılmasını ve arşivlenmesini sağlamak.

7. Meclis toplantısında alınan kararları 5393 sayılı Kanunun 23. maddesi gereğince Mülki idare amirine (Kaymakama) göndermek.

8. Meclis toplantısında bütçe ve imarla ilgili alınan kararları dosyalayarak onaylanması için Büyükşehir belediyesine zimmetle teslim etmek.

9. Kesinleşen meclis kararları gerekli işlemlerin yapılabilmesi için ilgili olduğu müdürlüğe zimmet karşılığı teslim etmek ve ilanını yapmak.

10. Meclis oturumlarında verilen önergelerin ilgili birimlere gönderilmesini ve cevaplarının temin edilmesini sağlamak.

11. 5393 sayılı Kanunun 32. maddesi gereğince toplantılara katılan meclis üyelerine huzur hakları ödemesinin yapılması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile yoklama fişlerini göndermek.

12. Meclis karar örneği almak isteyen ilgililere makbuz karşılığında kararın onaylı suretini teslim etmek.

13. Belediye meclisince alınan kararları sıra numarasına göre düzenli bir şekilde dosyalamak.

14. Meclis işlemleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

15. Encümende görüşülmek üzere müdürlüklerce gönderilen dosyaları teslim almak ve gelen evrakları program üzerinden kabul etmek.

16. Encümen gündemini Başkanının emir ve gözetimi altında hazırlamak ve hazırlanan gündemi çoğaltarak Encümen üyelerine dağıtmak.

17. Encümende verilen kararları metin haline getirmek.

18. Metin haline getirilen kararları Encümen Başkanı ve üyelere imzalatmak.

19. İmzası tamamlanan kararları ilgili müdürlüklere gecikmeksizin göndermek.

20. Encümen kararlarının ayrıştırılması ve arşivlenmesini sağlamak.

21. 5393 sayılı Kanunun 36. maddesi gereğince encümen başkanı ve üyelerine ödeneklerinin ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne üst yazı ile aylık encümen oturum listesini göndermek.

22. Encümen karar örneği almak isteyen ilgililere makbuz karşılığında kararın onaylı suretini teslim etmek.

23. Encümen işlemleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

24. Belediyeye gelen tüm resmi evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak, konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını sağlamak.

25. Belediyeden çıkan resmi yazıları, giden evrak bölümüne kaydettikten sonra zimmet karşılığı ilgili kurumlara teslim etmek.

26. Posta ile gönderilecek evrakları avans çekerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek, harcamaların sonunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubun yapılmasını sağlamak.

27. Acil ulaştırılması gereken evrakları elden takip ederek zaman kaybının önlenmesine çalışmak.

28. Yazı İşleri Müdürlüğü Arşivleme Birimi marifeti ile arşiv işlerini yürütmek.